Romper los silos en la empresa del siglo XXI

Cuando una empresa se hace grande necesita estructurarse en departamentos para poder ser más eficiente. Comienza entonces a armar una serie de procedimientos que toda la organización ha de seguir. Hasta aquí todo bien.

Los problemas empiezan cuando esos departamentos se super-especializan. Entonces acostumbran a poner el foco exclusivamente en lo que hacen ellos y pierden la perspectiva global de la organización. Cuando este fenómeno se generaliza aparece el famoso ‘efecto silo’. Entonces, empiezan a funcionar de forma aislada, sin transferencias o flujos de información entre ellos. Según un estudio de PwC la mitad de las empresas trabaja con silos.

El antídoto para reducir o eliminar los silos es la colaboración. En este mundo híper-conectado en el que vivimos, la colaboración se ha convertido en una auténtica obsesión del management.  

Tres manifestaciones de la colaboración empresarial.

El actual trabajo remoto o híbrido no ayuda a la hora de eliminar los silos entre los diferentes equipos o departamentos. Eso es así porque las interacciones sociales entre las personas se reducen a medida que se reduce la presencialidad.  Pero, por otro lado, hoy en día hay muy pocos procesos o proyectos que se queden en la sede de un solo departamento.

En este entorno, es imprescindible que los líderes promuevan la colaboración. En primer lugar, entre sus colegas, porque no se trata de competir entre departamento, se trata de cooperar entre colegas. Y en segundo lugar, y ahí está la clave, en el seno de los equipos. En este sentido, debes  tener en cuenta que hay tres tipos de colaboración o cooperación.

  • Colaboración intra-departamental: Entre los miembros de un mismo equipo. Es la más sencilla de conseguir porque todos pertenecéis a la misma tribu.
  • Colaboración inter-departamental: Esta es más complicada porque afecta a diferentes tribus. Aquí es importante el trabajo que se haga entre líderes 
  • Colaboración abierta: Este es el futuro de los negocios. Se buscan alianzas para ganar, entre diferentes compañías. Por ejemplo: en Europa Nissan y Mercedes cooperan para construir su pick-up: Nissan Navara y Mercedes X.

Tres formas de romper los silos en una organización híbrida.

Uno de los grandes retos de las empresas es conseguir romper los muros que existen entre los departamentos. Para ellos os proponemos tres fórmulas muy sencillas, aplicables a cualquier organización.

  • Tecnología colaborativa. Hoy en día la tecnología es un medio ideal para fomentar la colaboración entre los equipos. Eso es más potente cuando integras la la ofimática, gestión de archivos y la comunicación en una sola plataforma en la nube. En estos momentos, puedes optar tanto por Microsoft 365 o Google Workspace para  ello. Muchas empresas las implantan exclusivamente desde una perspectiva TIC. Pero para que los equipos la acojan y aprovechen todo su potencial necesitas armar una adecuada gestión del cambio, potenciando workshops que aceleren su adaptación en procesos de negocio transversales.
  • Metodología colaborativa. En primer lugar debes adoptar una adecuada gestión por procesos y por proyectos. En toda organización co-existen departamentos que trabajan más en procesos -están más en la explotación- con otros que trabajan más en proyectos -más orientados a la exploración-. Para que ambos se sientan integrados es muy importante que tengas muy estructurado el mapa de procesos -definiendo un ‘propietario principal’ para cada uno de ellos pero también una adecuada gobernanza de proyectos. En este último caso te ayudará mucho la adopción de tecnología de gestión de proyectos como Jira o Monday, por ejemplo.
  • Liderazgo colaborativo. La colaboración necesita de líderes que la impulsen con metodología. Capacitar a esos líderes y crear proyectos de gestión del capital humano te ayudará. Al respecto existen experiencias muy interesantes. Por ejemplo, una empresa decidió potenciar la colaboración entre áreas funcionales asignando ‘embajadores’ de cada departamento para que convivieran durante un tiempo en otros. Otra, experimentó de la misma forma entre las línea de operaciones y la corporativa, con el objetivo de que incrementarán el conocimiento y la comprensión recíproca, semilla de la colaboración. Otra, creó un sistema de reconocimiento interno para aquellas personas que demostraran que habían realizado una mayor donación de conocimiento hacia el exterior de su departamento. En cualquier caso, las direcciones de RRHH tienen una labor muy relevante en este proceso.

Finalmente, recuerda que una empresa que no fomenta la colaboración interna tiene muchos números para sucumbir a la burocracia interna y acabar siendo poco competitiva. La antesala de su desaparición.