Equilibrar trabajo a distancia y trabajo presencial en un entorno de seguridad

A la publicación de este artículo faltan veinte días para la entrada en vigor de la nueva ley del trabajo a distancia en España (Real Decreto-ley 28/2020). Y en estos momentos una de las principales preocupaciones de las empresas es cómo organizar el trabajo desde el punto de vista del binomio presencialidad-distancia. Los chats de empleados arden con la misma pregunta: ¿Nos obligarán a volver a la oficina cada día cuando pase la pandemia? Y la mayoría de departamentos de RRHH están atrapados en la paradoja de tener que diseñar como será el teletrabajo post-COVID y el duro día a día de gestionar la incidencia de la propia COVID. Una situación compleja y estresante.

¿En qué momento debes empezar a implantar el modelo de teletrabajo post-COVID?

El fundador de los jesuitas, San Ignacio de Loyola, aconsejaba a los nuevos miembros de la Compañía no hacer mudanzas en tiempos de tribulación. Aunque en otro contexto, este sería mi primer consejo. El teletrabajo que has podido implantar responde a un modelo excepcional que se ha adaptado a una coyuntura también excepcional. Existen demasiadas incógnitas a despejar. En primer lugar, los efectos de una pandemia que no ha cesado. En segundo lugar, una gestión del cambio ‘exprés’ que no ha permitido que managers y empleados asuman esa nueva realidad bien preparados. Y por último, un real decreto-ley de trabajo a distancia, aprobado el 22 de septiembre que, aunque fija un primer marco regulatorio, deja muchas decisiones importantes a una negociación colectiva que no se ha producido

Por todo lo anterior, creo que no es el mejor momento para definir cómo será el modelo de teletrabajo en un futuro en una organización en concreto. Eso no significa que no debas hacer nada. Al contrario. Ahora es el momento de experimentar y de preparar el futuro (el teletrabajo post-COVID). Pero sin ser demasiado explícito, es mejor ser cauteloso hasta no ver cómo se van despejando las incógnitas y va respondiendo tu plantilla a los cambios.

¿Cómo organizar los turnos presencial-distancia de forma segura? Los Alpha, los Bravo y los Charlie

Una de las principales dificultades que desde los departamento de RRHH se han tenido que gestionar son las actuaciones ante contagios de COVID-19 de las personas trabajadoras. Se trata de algo inevitable, porque la mayoría de esos contagios provienen de interacciones del ámbito privado y la empresa no es inmune a ellas. Ello no obstante, desde un punto de vista de la seguridad, puedes prepararte para que esos contagios tengan el mínimo impacto posible en términos de transmisión interna. Para ello, a continuación, explico siete ideas muy sencillas.

  • Intenta organizar la prestación del trabajo de manera que exista el mínimo contacto posible entre personas trabajadoras. Debes intentar que dentro de la empresa se produzca el mismo efecto burbuja que está teniendo lugar en las escuelas.
  • Para conseguir ese efecto burbuja establece turnos fijos de prestación del servicio. A título de ejemplo, puedes fijar dos turnos: el primero que trabaje presencialmente lunes, martes y viernes alternos, el segundo que trabaje presencialmente miércoles, jueves y viernes alternos. El resto de días, teletrabajo. Deja clara la importancia de que los turnos sean fijos, por seguridad. Divide a las personas trabajadoras por mitades, tomando el departamento o unidad organizativa como eje de esa división.
  • Establece un turno diferenciado para managers, de tal manera que puedan tener una supervisión directa sobre el conjunto de sus equipos, es decir sobre los dos turnos. Esto significa que, en el modelo anterior, los managers deberían trabajar presencialmente, como mínimo martes y miércoles y dos viernes continuos.
  • Trata de ‘gamificar’ el sistema. Asigna nombres a cada turno (en este caso podrían ser los Alfa -managers-, los Bravo y los Charlie). Así tendrás personas asignadas a turno Bravo y a turno Charlie y viernes Bravo y viernes Charlie. Es sencillo de entender.
  • Antes de implementar el sistema habla con los managers. Realiza una videoconferencia con todos ellos y resuelve sus dudas. El departamento de RRHH debe ser percibido como un asesor interno, una ayuda. Ah, y si no lo has hecho aún, fórmalos ya en dirección de equipos a distancia.
  • No olvides disponer de un sistema de registro de adscripciones a turnos de forma que puedas visualizar quien trabaja cada día, por anticipado. Existen muchas aplicaciones para ello, pero si no dispones de ninguna puedes hacerlo con una simple hoja de datos en la nube, accesible para todos.

Las anteriores son ideas que puedes implementar ya, durante la pandemia.  No obstante hay cosas en las que debes empezar a pensar. Por ejemplo, empieza a diseñar un cuadro de mando para ayudar a los managers a fijar y seguir objetivos de desempeño individual y grupal. Ten en cuenta que un teletrabajo corporativo eficiente precisa mayores grados de autonomía y autogestión de las personas trabajadoras. Pero eso no está reñido, todo lo contrario, con tener un dashboard de seguimiento de los objetivos fijados. También has de pensar en el modelo financiero del teletrabajo, porque la nueva normativa te llevará a tener que sufragar la dotación y el mantenimiento de los medios, equipos y herramientas. En definitiva, haz números.

Un sistema flexible que permita adaptar situaciones extraordinarias.

Cuando tengas el modelo preparado (y escrito en forma de procedimiento) llega la hora de la verdad: ponerlo en funcionamiento. Pero no olvides que en cualquier momento tu empresa puede tener un trabajador contagiado. En ese momento deberás confinar preventivamente a todos sus contactos, hasta confirmación o no mediante PCR. Entonces es cuando el modelo demuestra sus virtudes. Si se ha implantado correctamente sólo deberá accionarse sobre las personas del turno (Bravo o Charlie) de un departamento en concreto.

En todo caso, para afinar el proceso anterior, es muy recomendable que cuentes con rastreadores internos. Personas que se encarguen de hablar con las personas contagiadas y recopilen su listado de contactos en los últimos días. Una vez hecho esto, que coordinen el aislamiento de esos contactos hasta confirmación o no de la enfermedad.