Según una encuesta realizada por Gartner a más de 5.000 responsables de RRHH en Estados Unidos y Europa durante 2020, la productividad es la segunda de sus preocupaciones, sólo por detrás del mantenimiento de la cultura corporativa. Estamos ante una de las grandes asignaturas pendientes del management desde Frederick Winslow Taylor.

Desde finales del siglo pasado, los avances tecnológicos aplicados a los entornos de trabajo no han impactado en un incremento significativo de la productividad. De hecho, seguimos destinando más y más recursos a labores de control. Así, desde 1983 el número de managers, supervisores y administradores ha crecido un 112%, frente a un crecimiento del 47% de otras ocupaciones. Esto ha comportado, en general, una mayor agregación de capas  de jerarquía, proliferación de ejecutivos C-level, multiplicación de reglas y equipos staff, con procesos cada vez más complejos y crecimiento exponencial de KPI’s. 

Según la wikipedia, la productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. Dicho de otra forma, la relación entre el número de tareas completadas y el tiempo empleado para conseguir completarlas. Como puedes ver, existen tres elementos fundamentales en la definición: el tiempo, los resultados (o tareas completadas) y las personas (que realizan las tareas). Desde el punto de vista del management, el trabajo remoto ha comportado menores niveles de supervisión. En aquellos entornos en los que no se utilizaban los datos para medir ese resultado, los comités de dirección han sentido que perdían el control de la productividad de sus equipos. Esto se ha hecho muy evidente en servicios centrales de grandes corporaciones, precisamente los clientes principales de las nuevas formas de trabajo remoto.

Para todos aquellos incrédulos de la capacidad de las personas trabajadoras y de los mandos intermedios para mantener niveles adecuados de productividad, a pesar de la no presencialidad, tenemos una buena y una mala noticia. La buena noticia es que las personas que eran productivas en entornos presenciales, en entornos remotos serán igual o más productivas. La mala es que aquellas personas que no eran productivas antes de la pandemia, trabajando desde casa serán igual o menos productivas. 

En todo caso, si necesitas afrontar el problema de la productividad en tu empresa, sobre todo con esas nuevas formas de trabajar, deberás tener en cuenta tres tipos de gestión diferenciadas. Partiendo de lo más operativo y concreto a lo más estratégico:

Gestión del tiempo

Aunque parezca mentira, pocas empresas destinan el tiempo necesario a capacitar a sus trabajadores sobre la forma más eficiente de gestionar el tiempo de trabajo o el time blocking. Así, van pasando de un tema a otro sin poner el foco en una sola tarea. Pasar de una tarea a otra sin resolver la primera es una pérdida de tiempo, de eficiencia y de productividad. Equivale a correr por la empresa ‘como pollo sin cabeza’… Los equipos de alto rendimiento, en cambio,  aprenden a reconocer aquellas tareas importantes y segregarlas de las urgentes. Aprenden también a reconocer y proteger las tareas foco (aquellas que generan más valor y que, normalmente, son las que más disfruta el trabajador). También aprenden a reconocer las tareas de gestión imprescindibles (contestar correos electrónicos, escribir memorándums internos, etc…) y asignarles el mínimo tiempo viable. Y, sobre todo, practicar algo tan difícil como el ‘Stop starting, start finishing’.

Gestión de la energía

Uno de los problemas más relevantes de los entornos híbridos de trabajo es la desaparición de las barreras entre tiempo personal y tiempo de trabajo. De hecho, de las encuestas que realizamos a los trabajadores en remoto se desprende que muchos empiezan su jornada antes que en presencial y, sobre todo, la terminan después. No es que trabajen más horas, es que la distribución de la jornada es diferente. Lo más importante es mantener un nivel adecuado de estrés durante la jornada. El estrés -y últimamente el fenómeno asociado del tecno-estrés- tiene una correlación directa con el rendimiento y la productividad. Así, un trabajador sometido a niveles inasumibles de estrés es un trabajador agotado y por tanto poco productivo.

En el otro lado de la matriz, un trabajador sin estrés acaba por convertirse en un trabajador zombie (su cuerpo está en el puesto de trabajo, su mente y su alma hace tiempo que se marcharon). Lo importante es mantener un nivel adecuado de estrés que permita que el trabajador alcance su estado de flow, con el que pueda estar centrado en sus tareas foco. 

Gestión de las decisiones

Este es el elemento más importante. Tiene que ver con alinear lo que hacen los individuos con lo que quiere la organización. Toda organización necesita trabajar con objetivos y prioridades. Es la manera de que los trabajadores encuentren el sentido, el propósito de lo que están haciendo.  De esta forma, si conocen las prioridades de la empresa encontrarán el sentido de lo  que tienen que hacer y lo que no tienen que hacer. Porque si tienes 15 tareas y no sabes cuales son más importantes y cuales menos, acabarás no priorizándolas y siendo poco productivo. Tal como decíamos en el apartado anterior, perderás energía y acabarás ‘quemado’. En este sentido, la metodología OKR puede dar una respuesta eficiente.

Me gusta pensar que trabajar es como manejar platos chinos (algunos recordamos ese juego que consiste en mantener el mayor número de platos girando en lo alto de un palo). Lo importante no es tanto querer mantener un número ilimitado de platos girando -lo que además es imposible- ,sino aprender a reconocer qué platos son de porcelana -los importantes-. Estos son los que deben mantener rodando. Los platos de plástico, si se caen, pueden volver a colocarse y volver a rodar.

Finalmente, no olvides que ser productivo es una cualidad que se puede aprender y mejorar. No escatimes esfuerzos en proveer a los trabajadores y sus líderes de las competencias necesarias para mejorar el rendimiento.