Videoreuniones: La nueva forma de reunirnos en las empresas
Según una encuesta de la empresa Zoom, el tiempo destinado a las videoreuniones aumentó entre 3 y 5 veces con la pandemia. Es una nueva realidad que, probablemente, ha llegado para quedarse. Con independencia de que trabajemos online o presencial, muchas reuniones continuarán teniendo un formato virtual. No es productivo para la empresa, el trabajador ni conveniente para el medio ambiente.
Uno de los elementos que vamos a tener que trabajar en un futuro muy cercano es en la necesidad de mejorar la sistemática de esas reuniones. La sistemática empieza por una buena gestión de la convocatoria, el desarrollo y el seguimiento de los acuerdos adoptados. A continuación te voy a mostrar, de forma muy resumida, los diez principales errores que todos hemos cometido en esta faceta.
1. No establecer un asunto claro
Muchas veces encontramos reuniones en cuya convocatoria no figura la respuesta a una pregunta clave: ¿Para qué nos vamos a reunir? Por simple que parezca, puedes obtener más de tus reuniones aclarando ese aspecto. Te recomiendo que lo escribas de forma sucinta, breve, en no más de una frase con 7-10 palabras. Piensa que ese será el enunciado del asunto.
2. Convocar a más personas de las necesarias
Uno de los problemas más frecuentes es no acertar con los convocados. Si convocas a más personas de las debidas vas a tirar dinero y desmotivar a personas cuya participación será meramente pasiva. Si dejas fuera a alguien de la reunión necesitarás una nueva reunión para tratar ese tema, con la consiguiente desmotivación de la persona no convocada, que acaba pensando que no es relevante para su jefe o superior. Adicionalmente, si esas situaciones son reiteradas, denotan problemas organizativos importantes en la empresa.
Vale la pena que destines un tiempo para pensar en qué aportación de valor puede realizar cada uno de los asistentes, y si te olvidas de alguien relevante.
3. No establecer un orden del día
Una de las principales labores de un líder con respecto a la convocatoria de las reuniones es el establecimiento de su orden del día. Debe constar siempre por escrito, no sobre-entenderse. La ventaja de la tecnología es que puedes lanzar la convocatoria y pedir que, de forma colaborativa, los asistentes ajusten los temas. Eso les hará más proclives a intervenir activa y positivamente en la misma.
4. No prestar atención a la conectividad
Normalmente le echamos la culpa a la tecnología, cuando en la mayoría de los casos se solventa comprobando previamente la conectividad. Si es tu primera conexión en el día, empieza un poco antes para comprobar la calidad de la señal. Sí puedes, conéctate a tu router mediante un cable ethernet. Si utilizas wifi puedes hacer una comprobación previa con Speedtest o similar (pon prueba de velocidad en tu buscador). Si la señal no es suficiente, intenta acercarte al router.
5. Falta de puntualidad al empezar y al acabar
La puntualidad a la hora de empezar es muy importante, pero en las reuniones virtuales lo es aún más. Piensa que, como participante, no hay nada más frustrante que estar esperando ante una pantalla que te recuerda que la reunión dará inicio cuando el organizador se conecte. Pero, además, al carecer esta modalidad de gran parte del componente social que las reuniones presenciales tienen, pueden generarse silencios incómodos que no van a ayudar a la participación. La consigna debería ser: máximo tres minutos de cortesía sobre la hora que figura en el calendario.
6. No aclarar la dinámica de las intervenciones
Seguro que has asistido a reuniones en las que la gente participa de forma atropellada, con ruidos de fondo y saltando de un punto del orden del día a otro. Para eliminar el riesgo cinco sencillos mensajes: el que no hable que active el mute, quien quiera intervenir que levante la mano (o herramienta equivalente), si alguien quiere dejar alguna cita o referencia, que lo haga en el chat, se seguirá escrupulosamente el orden del día y sólo existirá un secretario que levante acta, conocido por todos y el líder es siempre el último en pronunciarse.
7. No controlar el factor tiempo
Las empresas que practican reuniones muy largas no son productivas. Esa práctica genera estrés innecesario y cansancio endémico. Debes ser extremadamente riguroso controlando el desarrollo del tiempo de la reunión. Todo el mundo en la sala (virtual) debe conocer qué punto del orden del día se está abordando, cuando se producirán las pausas y qué duración tendrán estas (éstas nunca se anunciarán por su duración, sino por la hora de reincorporación).
8. Olvidar la fase de conclusiones antes de finalizar las reuniones
La forma cómo se da por finalizada es tan o más relevante que la forma de convocar. Porque una reunión no finaliza cuando accionas el botón de abandonar la reunión. Precisamente, la labor del líder es mucho más relevante a partir de entonces, su labor consiste en procurar que los acuerdos alcanzados se cumplan. Para ello deberá finalizarla repasando las conclusiones, punto por punto, asignando un responsable y un plazo de ejecución. también el método cómo va a chequearse que se han cumplido los plazos definidos.
9. No realizar un seguimiento de la eficacia de las reuniones
La mayoría de las empresas olvidan chequear el nivel de eficiencia de sus reuniones. Para evitarlo, deben generarse indicadores de actividad (miden elementos cuantitativos como las horas invertidas, media de asistentes, etc.), indicadores económicos (el coste de las reuniones medidas en inversión aproximada en salarios de asistentes) e Indicadores de satisfacción (por ejemplo, el índice de puntualidad, el número de participantes adecuados y la elaboración de planes de acción). Para saber más consulta este post sobre los 5 mensajes de un líder que catapultan la productividad
10. No poner atención en la formación de nuestros equipos
Para participar en una reunión se precisan una serie de competencias clave. Soft Skills, como se les dice en inglés. No todo el mundo las trae de serie. La buena noticia es que se pueden adquirir. Puedes evaluar a tu equipo en las que son críticas para el éxito de este tipo de reuniones: orientación a resultados, impacto e influencia, adopción de la tecnología, inteligencia emocional, flexibilidad y adaptación y capacidad para cooperación. No dudes en invertir en el crecimiento profesional de tu equipo. Es una fórmula no siempre es rápida, pero sin duda es la que aporta mayores garantías para conseguir convertirlo en un equipo de alto rendimiento.