Cuatro aspectos tecnológicos que necesitas conocer
Aquí tienes la segunda entrega del artículo ‘Claves para implantar con éxito el teletrabajo en la empresa’. En este capítulo, me voy a referir a algunos de los aspectos tecnológicos que necesitas conocer para armar un buen modelo de teletrabajo.
El empleado en casa, los sistemas en la nube.
La tecnología es el principal factor facilitador del teletrabajo. No quiere decir que sea el más importante, sino que sin él no pueden ponerse en marcha el resto. Por decirlo de alguna manera, es un factor ‘habilitante’.
Obviamente, la complejidad de la configuración tecnológica dependerá en gran medida del tamaño de la empresa y de los equipos. No obstante, desde mi punto de vista, los principales aspectos que debes tener en cuenta son:
- Sistemas de comunicación. Disponer de herramientas de comunicación basadas en la persona y no en el puesto de trabajo físico.
- Ofimática colaborativa. Utilizar herramientas de ofimática que fomenten el trabajo colaborativo, tanto en lo que respecta a la gestión documental, como a la gestión de la productividad.
- Política de seguridad. Activar una preocupación constante por mantener la seguridad de la información de tu empresa.
- Gestión de dispositivos. Diseñar una política de herramientas de trabajo (dispositivos de hardware) que permitan realizar el trabajo en remoto con las máximas garantías de eficacia y fiabilidad
Ante todo quiero llamar tu atención sobre la necesidad de migrar los sistemas de información a servicios en la nube. Hace 10 años casi nadie estaba familiarizado con el concepto ‘cloud’. Hoy en día es uno de los más utilizados, tanto por niños de primaria como por personas maduras. Para el teletrabajo es el factor higiénico por antonomasia.
La comunicación asociada a la persona, no al puesto de trabajo.
En el teletrabajo, conectar personas es la principal prioridad. Hoy por hoy, tener un ordenador corporativo para trabajar sin una buena conexión, es como tener un smartphone sin 4G o wifi. Tienes una linterna y un despertador, poco más…
Primero, el teléfono. Aunque en esta era digital te pueda parecer algo muy básico, la atención telefónica es algo esencial. Cada llamada no atendida es una oportunidad de negocio perdida. Es por ello que para una organización de teletrabajadores es esencial conocer el nivel de desbordamiento de las llamadas recibidas en cada unidad de negocio (o incluso a nivel personal). Entendemos por índice de desbordamiento aquellas llamadas perdidas (no atendidas) por cada cien llamadas entrantes. Para ello es importante que el sistema de teletrabajo se base en un modelo de comunicaciones asociado a la persona, no al puesto físico.
La digitalización nos permite evolucionar de modelos activos a modelos pasivos de comunicación interna, menos intrusivos. Esto equivale pasar de una comunicación basada en la interacción física o la llamada telefónica, a una comunicación basada en el email y, mejor aún, en la mensajería o chat instantáneo. Las redes sociales internas como Slack o Microsoft Teams han desplazado las conversaciones de pasillo o cafetería. Las videoreuniones y los chats en Webex, Zoom o Hangouts han desplazado a las reuniones presenciales y las llamadas telefónicas. Se trata de un salto muy importante para la mejora de la eficiencia y la productividad. Ten en cuenta que los modelos activos son más invasivos y distraen al trabajador en el momento en el que él no escoge esa distracción. Por decirlo de una manera gráfica: tú puedes minimizar el chat corporativo y atenderlo más tarde cuando tengas disponibilidad pero no puedes minimizar las llamadas telefónicas.
Herramientas de productividad exponencial.
Hoy en día la tecnología debe ser un elemento que permita que las personas sean creativas, construyan y crezcan. Y que lo hagan mediante trabajo colaborativo. La ofimática es ahora más colaborativa que nunca, gracias a G-Suite (ahora Google Workspace) o MS Office 360, entre otros. En resumen, la tecnología síncrona está evolucionando y cada vez más son los trabajadores quienes deciden cuándo y cómo interactuar.
Más allá de sistemas corporativos básicos, existen muchas opciones para colaborar más y ser más productivos.
- Programas de gestión de proyectos o de tareas, como Trello o Jira. Te permiten organizar tus tareas para que tengan el efecto ‘cadena de montaje’. La verdad es que tienes que forzarte a utilizarlos pero cuando lo haces, se convierten en indispensables, sobre todo y tienes el rol de gestor de equipos.
- Programas de mensajería. Muchas grandes organizaciones ya lo tienen integrado en sus suites de ofimática o en sus sistemas de comunicación. Si no lo tienes puedes puedes instalar WhatsApp (mejor, por seguridad, la versión business).
- ‘Ayudas’ a la productividad. Existen programas que puedes instalar en tus dispositivos y que te ayudan a ser más productivo. Uno de los que yo utilizo es el ‘Cronómetro online’, que me sirve para asignar tiempos máximos a cada tarea. Cada uno puede buscar aquellas App de productividad que más le ayuden. Aunque no estaría de más una orientación corporativa sobre aquellas que más se adaptan a vuestras necesidades.
A más teletrabajo, más exposición al riesgo.
Ciberseguridad, uno de los conceptos que más relevancia está teniendo en los comités de dirección de las empresas. Hoy por hoy, es quizás el factor que más puede comprometer la continuidad de negocio y la reputación corporativa de tu empresa.
Cuando abres tus sistemas a entornos diferentes estás incrementando su exposición al riesgo. También ocurre cuando se empodera al cliente para que opere con tus sistemas (por ejemplo, a través de una App). Pero con los empleados el riesgo es mayor. El eslabón más débil en ciberseguridad es el hombre. De hecho, el estudio Cyber Security Intelligence Index de IBM, asegura que el 95% de los ataques o incidentes en materia de ciberseguridad se debe a fallos humanos, por encima de la vulnerabilidad de los sistemas. Así pues, con el teletrabajo, los ataques a la seguridad de tus sistemas pueden ser más frecuentes y más intensos.
Antes de continuar, en el campo de la ciberseguridad me gustaría que tuvieses en cuenta la diferencia entre dos conceptos diferentes: las ciberamenazas y los ciberriesgos. Las ciberamenazas son maniobras ofensivas de explotación deliberadas que tienen como objetivo de tomar el control, desestabilizar o dañar un sistema (un ejemplo claro es el phishing). Los ciberriesgos son amenazas potenciales a la empresa como resultado de una pérdida de confidencialidad, integridad y la disponibilidad de activos digitales.
Tu labor se debe centrar en minimizar los ciberriesgos mediante protocolos. También asegurarte de que tus teletrabajadores disponen de conocimientos y habilidades suficientes. Para ello, puedes realizar simulaciones que pongan a prueba su capacidad de respuesta ante una ciberseguridad importante (por ejemplo, simulando un ataque de phishing a un grupo de empleados o una demanda de ransomware a la que debe responder el comité de dirección).
La gestión de dispositivos, el factor higiénico de la gestión del teletrabajo
Nos referimos a las herramientas de trabajo de los empleados en remoto. Además de decidir su composición es importante saber si correrán a cargo de la persona trabajadora (BYOD, bring your own device), con una compensación, o será la empresa quien se encargue directamente de proveerlas. En otro artículo hablaré de los mecanismos para poder dotar a los trabajadores en remoto de buenos dispositivos y a la vez conseguir que el modelo sea rentable económicamente para tu organización.
Finalmente, no te olvides de medir el grado de utilización de las tecnologías asociadas al trabajo remoto. La gestión no debe limitarse a proveer la mejor tecnología posible. Para poder alcanzar un óptimo nivel de usabilidad y adaptación de esa tecnología, es necesario que poder detectar y analizar los flujos de comunicación. Conocer los comportamientos digitales para poder anticipar los cambios que nos permitan optimizar los sistemas de información.