Capítulo primero: Teletrabajo y espacios de trabajo.

La organización de un modelo de teletrabajo es una de las gestiones más complejas  que puedes abordar. Porque más allá de los aspectos legales y tecnológicos, estarás ante un proyecto de desarrollo de la cultura corporativa de tu empresa. Para tener éxito necesitas tres cosas: estrategia, liderazgo y método.

Los cuatro pilares de la gestión del teletrabajo

Vas a tener que gestionar el fenómeno de forma holística, es decir, abordando todas las cuestiones relevantes. Las principales son: 

  • Los espacios de trabajo.
  • La tecnología.
  • Los aspectos económico-financieros.
  • Los líderes y las personas trabajadoras.

En este artículo me voy a centrar en la primera: los espacios de trabajo. Analizaré el resto en próximas entregas.

Los centros de trabajo del futuro. 

Está claro que no vas a necesitar los mismos metros cuadrados de oficina. Tienes ante tí una oportunidad de oro para reducir el pasivo inmobiliario de tu empresa. Pero no sólo se trata sólo de eso.  Los espacios abiertos, flexibles y basados en actividades están desplazando los cubículos y despachos cerrados, haciendo que las personas sean más visibles. En definitiva, menos pero mejor.

Sin embargo, es necesario que tengas en cuenta tres conceptos clave:

  • Oficina abierta. El modelo de espacios en un entorno corporativo de teletrabajo (pongamos de un 50% de presencia física) tiene sus retos. El primero es conseguir mantener o incrementar las interacciones personales cuando tienes menos personas conviviendo al mismo tiempo en la oficina. No es fácil, porque la tecnología tiende a acercar a los que están lejos y alejar a los que están cerca (quien tenga hijos en edad adolescente sabrá a qué me refiero). Además: ¿Quién no ha visitado oficinas  donde las personas trabajan con sus auriculares, aisladas del entorno más inmediato?
  • Puesto de trabajo flexible. Vas a tener que configurar el nuevo modelo de puesto de trabajo físico. El concepto de ‘mesa caliente’ (dos o más personas compartiendo escritorio en días diferentes) ha llegado para quedarse. Pero, paralelamente, el teletrabajo trae una serie de obligaciones económicas para el empleador. Sufragar los gastos relativos al desempeño de su trabajo para la persona que teletrabaja y no hacer nada para financiarlo comporta duplicar gastos. No todas las empresas pueden permitírselo. Nos referiremos a ello cuando abordemos la palanca económico-financiera.
  • Colaboración y co-creación. En términos cuantitativos, un modelo de teletrabajo genera menos oportunidades de propiciar interacciones presenciales. Sencillamente, las personas están menos tiempo en la oficina. Ahora es más relevante que nunca que el diseño de la oficina fomente la colaboración. En 2019 tuve la ocasión de visitar diversos headquarters de empresas importantes en el área de San Francisco, como Airbnb. Me sorprendió comprobar cómo los espacios acompañan a la misión y los objetivos de las empresas. Todo gira entorno a la experiencia de empleado, al networking, la colaboración y la co-creación. Aquí hemos avanzado más en la interacción tecnológica (lo que denomino ‘human tech’,) que en la interacción humana  (el ‘human touch’). 

Más allá de la  ‘home office’.

El teletrabajo comporta que las personas van a realizar una parte de su jornada fuera de las instalaciones de la empresa. ¿Pero donde? En principio, todo parece indicar que el lugar más lógico es su domicilio. Pero no siempre es así.  No se trata sólo de enviar a la gente a trabajar a casa. El ‘home office’ precisa de una adaptación. Si vas a iniciarla ahora, es importante que tengas en cuenta lo siguiente:

  • Acuerdo de trabajo a distancia. En España, la nueva normativa exige que empresa y trabajador pacten por escrito dónde se desarrollará ese teletrabajo. Y si se cambia, aunque sea de forma coyuntural, deberás modificar el pacto escrito, con carácter previo. Un nuevo corsé para empleadores y empleados en el desarrollo de las nuevas formas de trabajar.
  • Concentración en el domicilio. Los niveles de concentración pueden descender en el domicilio. Además de los factores de falta de concentración endógenos al trabajo (email, teléfono, chats internos, etc..), existen allí algunos factores exógenos al trabajo que pueden redundar en un descenso de la productividad (visitas externas, cuidado de hijos o personas dependientes, entrega de compras a domicilio, etc.). Es muy importante que pongas énfasis en ayudar a tus personas trabajadoras a permanecer lo más ajenas posible a esos factores de falta de concentración.
  • Seguridad y salud. Llevamos años haciendo hincapié en la ergonomía o los riesgos psicosociales. Ahora, el teletrabajo traslada una parte de esa responsabilidad empresarial a los domicilios de las personas trabajadoras. Conviene que no las abandones. Piensa, a título de ejemplo, si en tus oficinas permitirías que tus trabajadores estuvieran ante una pantalla de visualización de menos de 12 pulgadas durante una jornada de 8 horas, o si lo harías sin darles una serie de pautas. Recuerda, a los efectos de la prevención, el teletrabajo supone que las obligaciones del empleador se multiplican, como mínimo, por dos.

En resumen, cuando abordas el modelo de teletrabajo de forma holística desaparecen una parte de las dificultades. Tal como exponía en el artículo ‘El teletrabajo como nueva cultura de empresa’, el éxito del teletrabajo depende de que sea asumido como una cultura de empresa más que como una forma de trabajar. Y esa asunción pasa también por definir cómo han de ser las oficinas y cómo va a desarrollar el trabajador su función en el nuevo entorno.