Un modelo de relaciones en entornos híbridos de trabajo

La comunicación interna, parte de la cultura de una organización.

Cultura de empresa significa cómo se hacen las cosas, la personalidad y el comportamiento de la organización. Hasta hace pocos meses, los que nos dedicamos a la gestión empresarial teníamos como axioma que una cultura sólo se transforma si se conjugan tres elementos: estrategia, determinación y tiempo. Esto equivalía a decir que para traccionar el cambio necesitabas una estrategia sólida (construida a partir de una visión inspiradora), una fuerte determinación por parte de la Dirección (y a partir de ahí un compromiso en cascada) y un periodo de tiempo para ir adaptando los comportamientos (la cantidad de tiempo dependía de la longitud del gap entre la cultura actual y la cultura deseada). 

Pero en 2020 llegó la pandemia de la COVID-19 y muchas cosas han cambiado en nuestras organizaciones. En 2019 pocos podíamos confiar que la cultura de empresa pudiera adaptarse casi de la noche a la mañana a un nuevo paradigma. Y lo hizo, y con ello se vino abajo el viejo axioma.

Pero no podemos olvidar que el cambio fue debido a una causa externa, relacionada con la salud, y de carácter temporal. Ahora conviene empezar a pensar en un nuevo entorno laboral: el entorno laboral post pandemia. Y cómo realicemos la comunicación interna en esa transición no va a ser un asunto sencillo. Porque las cosas no van a ser tan rápidas como durante la pandemia, pero la realidad a gestionar si va a ser muy diferente a la de antes.

Cuatro características de la comunicación interna en nuevos entornos de trabajo

La gestión de la comunicación siempre ha sido una de las grandes asignaturas pendientes del management. Acostumbra a ser percibido como un área permanente de mejora. De hecho, muchos de los problemas de relaciones laborales tienen su inicio en déficits en la comunicación entre la dirección, el middle management y los empleados. Pues bien, si ya en entornos tradicionales acostumbra a ser un elemento complejo, en un entorno híbrido lo es mucho más. A continuación te desgrano cuatro características que has de tener en cuenta. Algo así como determinar cómo debe ser la comunicación en este nuevo paradigma.

  • Predecible. En entornos tradicionales de trabajo, vinculados a la presencialidad de los trabajadores en la oficina, un manager puede convocar una reunión en cualquier momento. No hay problema, basta con que salga de su despacho o cubículo y … ya está. Los entornos virtuales son, por su propia naturaleza, más flexibles. Los empleados necesitan conocer de antemano cuando van a ser convocados a una reunión. En este sentido, las rutinas se vuelven más importantes porque sirven de contrapeso a la flexibilidad. Recuerda que ahora necesitas establecer pautas sobre las que cimentar el gobierno de esa comunicación: reuniones fijadas de antemano, registro y difusión de su resultado, comunicados en tiempo real pero con pautas fijadas (un día a la semana, a una hora determinada cada día). Todo ello nos ayudará a prevenir  la infoxicación.
  • Continuada. Tal como ponemos de manifiesto en nuestro post ‘La Nueva Gestión del Tiempo de Trabajo’, los mejores líderes mantienen reuniones de check in continuo 1 a 1 semanal con cada uno de sus colaboradores (48 reuniones al año, 15 minutos de atención profunda a cada empleado a la semana, 12 horas al año, qué menos). Está demostrado que los equipos que lo practican reducen el turnover y mejoran el rendimiento ¿Por qué? Porque si reduces la frecuencia de ese ckeck in (pongamos a una vez al trimestre) la conversación se torna más genérica ya que no recuerdas las evidencias en las que se basa tu feedback. Recuerda, combina reuniones semanales de seguimiento colectivo con todo el equipo con feedback personal con cada miembro. Tu prioridad, como líder, es mantener esa rutina comunicativa, la de tu equipo;  gestionar el día a día.
  • Personalizada. Creo que todos coincidiremos en que durante la pandemia las reuniones se han vuelto más impersonales, entrando al fondo de los temas sin prolegómenos. Pero esos prolegómenos son muy importantes, también en el management. En ellos se entablan relaciones personales que facilitan la confianza y el acuerdo. Pero además, uno de los problemas principales de la comunicación en entornos no presenciales de trabajo es que pierden una parte importante del lenguaje: el lenguaje no verbal. Recuerda, comunica desde lo personal hacia lo profesional. Empieza destinando un tiempo a preocuparte por las personas, sus hijos, su salud, su familia… Adapta el mensaje a las condiciones de cada miembro de tu equipo. Haz que perciba que es especial y único. A partir de ahí podrás generar un nivel suficiente de confianza para abordar de forma sincera cualquier problema o dificultad.
  • Digital. No me refiero sólo a las herramientas. Me refiero, más bien, al talante con el que una organización asume la digitalización de las relaciones con y entre sus empleados. Necesitarás que la tecnología sea sólo un canal. Así, por ejemplo, recuerda combinar reuniones virtuales con reuniones presenciales. Las primeras son más eficientes para chequear tareas y rutinas, las segundas para entablar procesos de brainstorming, innovación o negociación. También es importante generar una estrategia multicanal para que los empleados se comuniquen entre ellos y compartan mejores prácticas y reconocimientos recíprocos. Existen muchos modelos tecnológicos para dar servicio a esas estrategias. 

Una vez has elegido esos cuatro topics sobre los que armar la nueva comunicación interna post-COVID, es necesario que lo conviertas en un plan. Se trata de hacer llegar a cada equipo la forma como la forma de comunicarse con y entre ellos sea más predecible, continua, personalizada, simple y digital. Y predicar con el ejemplo. Recuerda que ya Aristóteles decía que los discursos inspiran menos confianza que las acciones.