Aquí tienes la tercera entrega del artículo ‘Claves para implantar con éxito el teletrabajo en la empresa’ (ver capítulo 1 y capítulo 2). Ahora voy a abordar algunos de los aspectos económico-financieros que necesitas conocer para poner en marcha un buen modelo de teletrabajo.

En muchas empresas la implantación del teletrabajo es pilotada por los departamentos de RRHH o de Sistemas de Información. Esto hace que se centren en cuestiones organizativas, regulatorias, de gestión de la productividad y las relacionadas con la tecnología. Pero a veces se olvida que uno de los objetivos que buscamos a la hora de implantar un modelo de trabajo a distancia es la rentabilidad. Quizás no es el más importante, pero es muy importante.

Si tu empresa ha decidido implantar un modelo corporativo de trabajo a distancia, no olvides los cinco aspectos económicos clave que deberás tener en cuenta:

Primero.- Anticípate, haz un presupuesto.

Normalmente, la implantación del teletrabajo comporta ahorros para la empresa. De hecho, según un estudio de Gartner, para un 49% de las empresas el ahorro de costes es el beneficio más importante al incorporar más trabajo remoto. Ya quedaron atrás los días en que los que este tipo de prácticas eran concebidos sólo como herramientas para mejorar la conciliación del trabajador. Ahora, muchas empresas ponen el foco en cuestiones relacionadas con la eficiencia empresarial. Como el ahorro mencionado o la mejora de la productividad, que aparece en el segundo lugar del mismo estudio. 

Pero para llegar al ahorro de costes deben realizarse determinadas inversiones, focalizadas fundamentalmente en tres ámbitos diferenciados.

  • El puesto de trabajo remoto. Tal como veremos en el apartado siguiente.
  • El puesto de trabajo ‘on-site’. En el apartado tercero veremos cómo afrontar la reestructuración de los espacios de trabajo corporativos.
  • La capacitación de la nueva fuerza laboral remota. No debes olvidar que el nuevo escenario necesitará nuevas habilidades de tus managers (relacionadas con la gestión de equipos a distancia) y de tus empleados (para mejorar su productividad y también para adaptarse al nuevo escenario).

Por todo ello insistimos, una vez más, en la necesidad de que el proceso de implantación tenga una cuidada planificación. En el ámbito económico, esa planificación pasa por construir un presupuesto que tenga en cuenta tanto las inversiones necesarias. Que  el nuevo sistema se implante con plenas garantías de mantenimiento e incremento de la productividad es clave. Pero también los ahorros esperados a corto, medio y largo plazo. Y es importante que ese ejercicio se realice con carácter previo a su implantación, porque deberá servirte para poder tomar una decisión con todos los elementos encima de la mesa.

Segundo.- Define qué vas a hacer con los espacios que no vas a utilizar. 

Para la mayoría de las empresas la implantación de un modelo de trabajo a distancia supone la oportunidad de repensar las políticas de infraestructuras. En la nueva realidad no tiene demasiado sentido mantener un puesto de trabajo físico por cada empleado. Por la sencilla razón de que muchos de esos empleados no van a ocuparlo. O por lo menos no lo van a hacer todos los días del año.

Una vez realizado el estudio correspondiente, podrás amortizar una parte de los metros cuadrados ‘sobrantes’ de dos formas:

  • Rescindiendo los contratos, si la infraestructura es de alquiler -y desprenderte de un pasivo-.
  • Colocándolos en el mercado inmobiliario, si es de propiedad -y convertir un pasivo en un activo-.

Te invito a que hagas ese ejercicio, aunque sólo sea en el plano teórico. Te sorprenderás de la cantidad de dinero que tu empresa tenía invertido en valores alejados de la mejora de la productividad. Pero para que el ejercicio funcione deberás tener en cuenta dos condicionantes importantes:

  • El modelo de puesto de trabajo debe cambiar. El trabajador concibe su escritorio o cubículo casi como un espacio propio. De esta forma puedes ver como cada cual lo intenta ‘customizar’ para que sea reconocible. Es frecuente ver fotos familiares, recuerdos, fetiches asociados con sus gustos y aficiones… Se trata de hacerlo ‘reconocible’. Pero en la nueva realidad las cosas no van así. Los espacio de trabajo deben ser compartidos, para poder alojar más trabajadores en el mismo espacio. Eso no es malo, siempre que se acompañe de un cambio de mentalidad de todos, algo que exige planificación y comunicación. 
  • Los espacios de trabajo deben cambiar. No sólo se trata de desprenderse de metros cuadrados sobrantes. Deberán transformarse los que se quedan. Las nuevas oficinas deben servir para dar cobertura a las necesidades de los trabajadores en remoto, a un nuevo propósito. De esta forma vas a tener que repensar esos espacios para que fomenten el networking físico (complemento necesario del digital).. 

Creo firmemente que la implantación del teletrabajo corporativo supondrá una revolución en la concepción de las sedes corporativas. Contra lo que pudiera parecer a primera vista (reducción de espacio, despersonalización del puesto de trabajo, etc.) estoy convencido de que vamos a ver como tienden a ‘humanizarse’ y a ser más instrumentos de fomento del trabajo colaborativo que ‘flag ships’ del estatus de marca de la compañía. 

Tercero.- Cuantifica cuánto vas a invertir en el nuevo puesto de trabajo. 

Una de las características de un modelo incipiente de teletrabajo es que los dispositivos son aportados por el propio trabajador. Es lo que se conoce como BYOD, acrónimo de ‘Bring your own device’. Este es un escenario que va a sufrir un cambio acelerado, movido por tres factores propios de la madurez de un sistema. 

  • La seguridad de tus sistemas. Tal como se ha abordado en otro capítulo, el teletrabajo acrecienta los ciber-riesgos, y más si el acceso se produce a través de dispositivos compartidos.
  • La regulación. En España, por ejemplo, la nueva regulación del trabajo a distancia obliga a que la empresa se haga cargo de todos los gastos asociados.
  • La ergonomía. Un acceso prolongado a pantallas de visualización en escritorio exige unas condiciones mínimas en dispositivos y mobiliario. De lo contrario, retrocedemos varios lustros en los avances en seguridad y salud en el trabajo.

No te olvides de contabilizar estas partidas en el presupuesto al que aludimos en el apartado primero. Incluso para ello puedes tener en cuenta algunas estrategias de optimización. Así, por ejemplo, una parte del mobiliario y dispositivos que van a ahorrar con la reducción de espacios, puedes destinarlos a proveer a los teletrabajadores. También es importante contemplar la posible repercusión fiscal para el trabajador.

Cuarto.- Pon en valor lo que el trabajador gana.

No se trata de engañar a nadie, se trata más bien de poner en valor las ventajas que el nuevo modelo supone para el trabajador. Así, es positivo que el trabajador perciba que una parte del ahorro que la empresa tendrá con la implantación del modelo revierte en la mejora de sus condiciones laborales en remoto. El suministro de dispositivos, la financiación de una parte de los gastos fijos o la inversión en formación deben ser cuantificados y comunicados al trabajador. Este debe conocer lo que la empresa ahorra, pero también lo que invierte para que mantenga su nivel de productividad y ergonomía en el nuevo modelo.

Creo que debes hacer un ejercicio de transparencia, para potenciar esa sensación de win-win que fomenta el compromiso y la motivación de la plantilla.

Quinto.- Reflexiona sobre la contribución medioambiental y social.

La mayoría de las empresas llevan mucho tiempo trabajando en la implantación de objetivos de desarrollo sostenibles (ODS) en el ámbito de sus políticas de responsabilidad social corporativa. Pues bien, la implantación de un modelo de teletrabajo contribuye muy decididamente a ese desarrollo sostenible. Es un compromiso con los trabajadores, pero también con el resto de grupos de interés y con el medio ambiente.

Hasta ahora medimos la huella de carbono en términos de su reducción por el ahorro de papel y la reducción de desplazamientos para la celebración de reuniones, Muchas empresas publican en sus informes de sostenibilidad orgullosas estadísticas al respecto. Pues bien, cuando tu empresa reduce el flujo de sus trabajadores a la oficina en, pongamos, un 60% esta contribuyendo decididamente a mejorar el medio ambiente de la ciudad, por la reducción de desplazamientos que comporta. Si lo hacen la mayoría de las empresas la mejora es exponencial, y el ahorro de costes asociados al tráfico, el control de la polución, etc, también.

De todas formas, en la contribución de la digitalización al medio ambiente también hay sombras. El almacenamiento en la nube precisa de ‘data centers’ por todo el mundo, que consumen cantidades ingentes de energía. La estimación de la Agencia Internacional de Energía es que consumen cada hora una cantidad equivalente al 75% de la energía que se consume en un país industrializado como España.

Finalmente, no podemos olvidarnos de que la reducción de desplazamientos también es un factor determinante para la reducción de la siniestralidad laboral, que a su vez ocasiona un coste importante para empresas, trabajadores y para la sociedad. No olvidemos que la mortalidad en los accidentes laborales de tráfico supone ya el 45% de la mortalidad por siniestro laboral en España, según Asepeyo.