El nuevo entorno virtual ha llegado para quedarse.
En los últimos meses quien más o quien menos ha debido mantener reuniones no presenciales. Para algunos ha supuesto una experiencia nueva, para otros una realidad anterior que se ha acelerado. Aunque añoramos poder reunirnos presencialmente, creo que es bastante pacífico admitir que mantener reuniones virtuales tiene muchas ventajas: ahorra tiempos y costes de desplazamiento, incrementa las habilidades digitales y de trabajo colaborativo, ordena las intervenciones, etc.
Hoy en día, tras 20 meses de pandemia, todos hemos aceptado que esta nueva realidad ha llegado para quedarse, y que probablemente no asistiremos a aquellos maratones de reuniones presenciales. De hecho, como en el caso del teletrabajo, seguramente el péndulo nos llevará a una gestión híbrida de las reuniones. También veremos cómo cambia la fisonomía de las oficinas. Algunas empresas, pequeñas y no tanto, decidirán prescindir del pasivo que representa muchos metros cuadrados de infraestructuras que ahora, con el teletrabajo, no son tan necesarias. Tampoco tendrá mucho sentido la proliferación de salas de reuniones presenciales, que serán sustituidas, en parte, por salas de reuniones virtuales.
Pero no todo son ventajas. Una parte importante de la gestión de los equipos tiene que ver con ese ‘human touch’ que se genera alrededor de las reuniones presenciales. Además, cuando en la reunión existe un componente de negociación, el lenguaje no verbal juega un papel muy importante. Y en las reuniones virtuales queda muy diluido. En relación a ese lenguaje no verbal, compartir un mismo espacio físico convierte en visibles todos tus actos, lo que hace que sea más complicado ‘desconectar’
Si por tu profesión necesitas ejercer el liderazgo de reuniones no presenciales, a continuación te damos seis consejos para que estas sean eficientes y exitosas:
Establece objetivos antes de empezar.
Es muy importante que dediques un tiempo a convocar por calendario. Esa convocatoria precisa de una cierta reflexión. En todo caso, deberás incorporar, además del día y la hora local, los objetivos que se pretenden alcanzar y los puntos del orden del día a tratar, con el nombre de los responsable de presentarlos. También es importante que fijes la herramienta de conexión, que debe quedar clara y a ser posible a un sólo click.
Sé puntual, denota seriedad y respeto por el tiempo de los demás.
La puntualidad es más importante, si cabe, que en una reunión presencial. La primera responsabilidad al respecto recae en tí, como líder. Piensa que como asistente no hay nada más frustrante que estar esperando ante una pantalla que te recuerda que la reunión dará inicio cuando el organizador se conecte. Pero, además, al carecer esta modalidad de gran parte del componente social que las reuniones presenciales tienen, pueden generarse vacíos de comunicación durante el tiempo de espera que no ayudan a que la reunión funcione.
Convoca a las personas necesarias: ni más ni menos.
Uno de los problemas más frecuentes es no acertar con los convocados. Si dejas fuera a alguien la reunión puede entrar en una parálisis porque la ‘Ley de Murphy’ hace que el conocimiento de esa persona sea siempre esencial. Peor aún es convocar a más personas de las debidas. Eso ocurre muchas veces por el temor a incomodar a alguien, pero el resultado es que una parte de los asistentes no se sienten ‘conectados’ con el fondo de la reunión, y eso provoca desmotivación. En cualquier caso, no olvides reflexionar sobre la efectividad de tu organigrama cuando percibas que en la mayoría de las reuniones asisten más personas de las necesarias.
Fomenta intervenciones claras, concisas y ordenadas.
Algo que muchas veces se olvida, y que provoca déficits de comprensión, es que mientras no se interviene, se debe mantener activado el ‘mute’. Recuérdalo a todos y todas antes de la reunión y, llegado el caso, no dudes en ‘mutear’ a una persona, si tu aplicación lo permite. El orden de intervención lo marca el orden establecido en la convocatoria y, en la discusión de cada punto, tú como organizador debes asignar turnos de intervenciones, si la dinámica lo requiere. Por cierto, espera las intervenciones de los demás antes de manifestar tu opinión. Muchas veces, una intervención precipitada del líder coarta la participación de los asistentes.
Finaliza la reunión con un resumen de los tratado, fijando acciones y responsables.
La forma cómo se da por finalizada es tan o más relevante que la forma de convocarla. Marcará de forma determinante el éxito de la misma. Es absolutamente imprescindible que alguien redacte un escrito de conclusiones, punto por punto, asignando responsables y plazos. Hoy en día existen muchas herramientas de ofimática colaborativa que permiten que en la propia reunión se redacte y se consensúe el escrito de conclusiones, con la participación de todos, . Asimismo, es muy importante dejar fijada la siguiente reunión, si es necesaria. Y por cierto, no te olvides nunca de felicitar a quienes más han aportado, antes y durante la reunión.
Gestiona el resultado de las reuniones en base a los datos.
Los datos son el petróleo del siglo XXI. Necesitas tener un dashboard que te muestre si tu sistemática de reuniones funciona. Si utilizar ofimática colaborativa (Microsoft 365 o Google Workspace) la propia herramienta te mostrará la media de tiempo que destinas a las reuniones y la inversión, también en tiempo, con cada una de las personas que te vas a reunir, entre otros datos. A nivel individual puedes programar periodos de concentración o comprobar si siempre te reunes con las mismas personas (lo que te puede llevar a perder perspectiva lateral en la gestión). La buena noticia es que esos datos también se pueden explotar a nivel colectivo, con lo que podrás chequear el grado de eficiencia del equipo en este campo.
Si sigues los pasos anteriores, habrás sentado las bases para que las reuniones sean exitosas y seguramente los asistentes lo agradecerán. Como has podido observar, algunos de los conceptos que hemos enumerado se aplican a todo el entorno digital, no sólo a las reuniones. De esta forma, concreción, agilidad y trazabilidad son tres conceptos que deben impregnar todas las dinámicas de trabajo en la nueva realidad.
Recuerda: Una reunión eficiente no se improvisa, se prepara.
Autor: Ricardo Alfaro
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