¡Bienvenidos a la era de la colaboración!
En mi artículo ‘Cómo potenciar la colaboración entre los equipos’ te explico cómo podemos potenciar la colaboración en la empresa mediante la utilización de la tecnología, las metodologías y el liderazgo colaborativo.
Si has puesto en marcha un proyecto de este tipo, te habrás dado cuenta que una de las mayores complejidades es que los equipos adopten esa nueva forma de trabajar de forma natural. En definitiva, que la incorporen a su ADN, como la forma ‘natural’ de hacer las cosas.
La nueva organización mediante comunidades colaborativas.
Hoy en día, todo es colaboración en las empresas. Las jerarquías se desdibujan para dar paso a comunidades de pares en las que cada miembro promueve el propósito compartido. Es el momento de organizarse, al menos parcialmente, en forma de comunidades colaborativas.
Una comunidad colaborativa no es exactamente lo mismo que un equipo de trabajo. Así, al igual que los equipos exitosos, las comunidades exitosas tienen metas, entregables, liderazgo asignado, responsabilidad por los resultados y métricas. Pero son distintas en tres aspectos:
- Visión a largo plazo. Los equipos se centran en un entregable específico en un periodo determinado, normalmente un año o menos. Las comunidades, en cambio, son responsables del desarrollo de un cuerpo de conocimientos o de acciones a largo plazo, normalmente superior a un año. Esto último no quiere decir que una comunidad no pueda tener metas anuales (o menos), siempre en el marco del proyecto que están desarrollando.
- Colaboración horizontal. Las comunidades se basan en que sus miembros ocupan una posición entre pares (P2P, acrónimo de peer to peer). Esto quiere decir que los líderes, que los hay, sirven para establecer la dirección de la comunidad, conectar a los miembros y facilitarlos debates, pero no tienen autoridad sobre los miembros.
- Gestión del conocimiento. Las comunidades administran el conocimiento con miras a resolver problemas que aún no han sido descubiertos. Los equipos, por el contrario, se centran en un problema que les ha sido dado y que existe hoy.
Cómo organizar la colaboración para que sea efectiva.
Aunque de lo anterior se pudiera desprender que las comunidades pueden llegar a ser una especie de equipos autogestionados, es muy importante que, si decides ponerlas en marcha, las organices de una forma estratégica. No se trata sólo de que trabajen de forma independiente y auto-organizada, se trata de que sirvan a un interés empresarial superior mediante un propósito, unas metas y una estructura.
A continuación te voy a dar algunos consejos para que puedas liderar de forma exitosa la transición hacia las comunidades colaborativas.
- Primer consejo: Pon el foco en temas importantes para la organización. Los problemas reales sobre los que debe entrar una comunidad en práctica deben ser definidos por un líder senior (o por el comité de dirección) que debe lanzarlos en forma de retos. A partir de ahí las comunidades funcionan como centros de investigación.
- Segundo consejo: Establece metas. Una de las tareas más importantes al principio es establecer la contribución de la comunidad a la organización, fijando metas y entregables, que deben servir para energizar el trabajo de la comunidad. Para ello no deben fijarse de forma demasiado explícita o específica y, sobre todo, deben atender a necesidades del largo plazo (eso es lo que los diferencia de los equipos, tal como hemos visto).
- Tercer consejo: Provee una gobernanza real. Para una integración completa en la organización, las comunidades, como los equipos, necesitan relaciones formales con la dirección de la empresa. Para ello es muy importante que nombres un sponsor, un líder senior que pueda guiar el trabajo, proporcionar los recursos necesarios y servir de ‘intermediario’ en la relación de la comunidad con otros líderes senior.
- Cuarto consejo: Procura maximizar su impacto. Tradicionalmente, las empresas y las personas ponen poca atención en lo que hace la comunidad en prácticas porque entienden su participación en ellas como una actividad marginal destinada a beneficiar a los miembros y no necesariamente a la empresa. Pero es un error, puedes hacer que esa percepción se retraiga de tres maneras diferentes: reservando una parte de tu tiempo para participar en ellas, formando a los líderes en el rol de liderar una comunidad y organizando eventos presenciales, cuando la pandemia lo permita.
Go live!
Ahora ya puedes poner en marcha tu primera comunidad colaborativa. Elige un proyecto o proceso transversal, que afecte a varios equipos o departamentos. Nombra un sponsor, un ejecutivo de nivel. Escoge el equipo, procura que sea tan transversal como el propio proyecto o proceso. Fija metas, preferiblemente trimestrales. Haz el seguimiento de las mismas. Y establece el objetivo final, aspiracional, a largo plazo.
Un ejemplo: ¿los clientes y los empleados son nuestros activos más importantes?, ¿Estáis seguros que su calidad percibida es óptima? Poned a una comunidad a trabajar en ello, recabando datos y proponiendo medidas para maximizar su experiencia. Aportando las diferentes sensibilidades de los integrantes de la comunidad, pero con un propósito compartido firme y determinado.
Verás cómo, en muy poco tiempo, sólo con ese proyecto piloto, conseguirás que la cultura de la colaboración se vaya incorporando en la empresa
Autor: Ricardo Alfaro
Otros artículos del Autor: